Standard di condotta con i fornitori

Le partnership basate sull'approvvigionamento responsabile ci consentono di condurre le nostre attività in modo innovativo e affidabile, ci aiutano ad ascoltare in modo proattivo le esigenze dei nostri clienti e a fornire loro servizi sempre migliori, senza mai frenare il raggiungimento dei nostri obiettivi.

I nostri “Standard di condotta con i fornitori” sono stati creati per rafforzare il nostro impegno a lavorare insieme ai nostri fornitori1 verso un futuro a lungo termine, sostenibile e di successo per tutte le parti coinvolte.

Sono fondamentali per garantire che raggiungiamo i nostri obiettivi di business, esercitando una influenza sociale positiva e riducendo il nostro impatto ambientale.

Ci aspettiamo che i nostri fornitori mantengano i più elevati standard etici, rispettino pienamente le leggi locali e le convenzioni internazionali, in particolare le leggi anticorruzione, ed evitino persino la percezione di scorrettezza o conflitto di interessi.

AL fine di mantenere lo stato di nostro fornitore richiediamo la conformità al nostro Standard di Condotta. E’ quindi necessario rispettare i termini e accettare il monitoraggio e la verifica di tale conformità. Ogni fornitore è inoltre responsabile di garantire che tutti i propri dipendenti e subappaltatori, agenti o altre terze parti impegnate nella fornitura dei suoi beni o servizi a InPost S.A. o alle sue consociate1 ("InPost") agiscano in modo coerente con questi Standard.

Questa sezione descrive gli standard che i nostri fornitori devono raggiungere per stabilire e mantenere un rapporto commerciale con InPost.

a. Conformità alle leggi

I nostri FORNITORI devono rispettare tutte le leggi e i regolamenti nei Paesi in cui operano e tutte le altre leggi e regolamenti internazionali applicabili in materia di salute e sicurezza, lavoro, commercio internazionale, sanzioni, concussione e corruzione, riciclaggio di denaro, antitrust/concorrenza, protezione dei dati e ambiente.

b. Corruzione

Ai nostri fornitori è vietato utilizzare qualsiasi forma di concussione, corruzione, estorsione o appropriazione indebita e devono implementare procedure adeguate a prevenire la corruzione in tutti i rapporti commerciali da loro intrapresi.

c. Conflitto di interessi

I nostri Fornitori devono essere esenti da qualsiasi conflitto di interesse. Un conflitto di interessi include qualsiasi circostanza che potrebbe mettere in dubbio la tua capacità di agire con totale obiettività riguardo agli interessi di InPost. Le situazioni di conflitto di interessi possono sorgere in molti modi, ad esempio possono essere innescate dalla proprietà o dall'interesse del beneficiario, dalla famiglia o da parenti stretti o dall'appartenenza alle stesse associazioni o partiti. Se il fornitore ritiene di avere un conflitto effettivo o potenziale con InPost o uno dei suoi dipendenti, deve rendere noto tale conflitto a InPost prima di intraprendere qualsiasi relazione commerciale con noi.

d. Regali e ospitalità

Qualsiasi attività di intrattenimento o ospitalità con InPost e i nostri rappresentanti è di buon senso, interamente volta allo scopo di mantenere buoni rapporti d’affari e non è destinata a influenzare in alcun modo le nostre decisioni su come acquistiamo beni o servizi. I nostri fornitori non devono offrire, promettere o fornire a nessun rappresentante di InPost una tangente, un favore, una mancia, un intrattenimento o qualsiasi cosa di valore per ottenere da parte nostra un trattamento di favore. Allo stesso modo, ai nostri rappresentanti è vietato sollecitare tali favori al fornitore stesso. Questa restrizione si estende a qualsiasi familiare e parente del fornitore e dei rappresentanti di InPost.

e. Informazioni riservate e sulla concorrenza

Tutte le informazioni sui concorrenti vengono ottenute e utilizzate in modo legittimo e in conformità con tutte le leggi e i regolamenti applicabili. I nostri fornitori, non devono fissare prezzi, manipolare offerte, assegnare clienti o mercati o scambiare informazioni con i loro concorrenti sugli attuali prezzi, recenti o futuri. Inoltre, non è ammesso ai nostri fornitori di divulgare a InPost alcuna informazione sui loro concorrenti. Allo stesso modo, le informazioni riservate di InPost non devono essere condivise con terze parti.

f. Registri contabili, riciclaggio di denaro e insider trading

Tutti i rapporti commerciali, o più in generale di business, sono eseguiti in modo trasparente e accuratamente registrati nei libri e nei registri del nostro Fornitore e non vi è alcun coinvolgimento effettivo o tentato nel riciclaggio di denaro.

I nostri fornitori, devono assicurare che nessuna informazione riservata relativa a InPost, ottenuta durante il processo di offerta o durante la collaborazione, sia utilizzata per intraprendere o supportare attività di insider trading.

InPost SA è una società quotata alla borsa Euronext Amsterdam e quindi soggetta alle disposizioni del Regolamento (UE) n. 596/2014 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 16 aprile 2014 sugli abusi di mercato (regolamento sugli abusi di mercato), comunemente denominato “MAR”. Pertanto, potrebbero esserci situazioni in cui la cooperazione con un Fornitore implica Informazioni Privilegiate ai sensi del MAR. In tali casi, i rappresentanti del Fornitore possono essere inseriti nell'Elenco Insider di InPost. Facciamo pertanto riferimento alla nostra Politica sull'insider trading disponibile sul nostro sito web inpost.eu per ulteriori informazioni.

a. Diritti umani

I nostri fornitori rispetteranno i diritti umani nei rapporti con tutti i loro stakeholder: dipendenti, clienti, fornitori, azionisti e comunità. I nostri Fornitori sosterranno i principi della Dichiarazione Universale dei Diritti Umani.

b. Lavoro minorile, forzato o obbligatorio

I nostri fornitori in nessun caso impiegheranno persone di età inferiore a 15 anni o al di sotto dell'età minima prevista dalle norme locali per il lavoro o l'istruzione obbligatoria, a seconda di quale sia la maggiore. I giovani lavoratori di età inferiore ai 18 anni non devono svolgere lavori che possano compromettere la loro salute o la loro sicurezza, o che siano mentalmente o fisicamente pericolosi, o che li privino dell'opportunità di frequentare la scuola.

I nostri fornitori non devono utilizzare lavoro forzato, sia sotto forma di lavoro obbligatorio o intermediato, lavoro vincolato, lavoro condizionato o altre forme illegali. Sono vietate la coercizione mentale e fisica, la schiavitù e la tratta di esseri umani.

c. Occupazione e condizioni di lavoro

Tutti i lavoratori dei nostri Fornitori, sia a tempo indeterminato che occasionali, sono dotati di documenti di lavoro che vengono concordati liberamente e che rispettano i loro diritti legali e contrattuali.

I nostri Fornitori garantiscono che i lavoratori ricevano un compenso adeguato al loro lavoro. Come nostro Fornitore, devi rispettare le normative locali in materia di salario minimo e previdenza sociale del paese in cui i lavoratori sono impiegati.

I nostri Fornitori garantiscono che i lavoratori non siano tenuti a lavorare più delle ore regolari e straordinarie consentite dalla legge del Paese in cui i lavoratori sono impiegati. Tutto il lavoro straordinario svolto dai lavoratori è su base volontaria ed è remunerato o altrimenti compensato secondo le leggi locali. Ove applicabile, i nostri fornitori dovrebbero prendere in considerazione la promozione dell'equilibrio tra lavoro e vita privata, la formazione e lo sviluppo personale dei dipendenti.

I nostri fornitori forniranno un ambiente di lavoro sano e sicuro, prevenendo incidenti o lesioni che derivino dalle attività lavorative o che si verificano nel corso del lavoro. Ciò include la garanzia che siano fornite strutture adeguate, materiali o divise autoprotettivi, formazione e accesso alle informazioni sulla sicurezza.

I nostri Fornitori garantiscono che i lavoratori siano trattati con rispetto e dignità. Nessun lavoratore può essere soggetto a molestie fisiche, sessuali, psicologiche o verbali, abusi o altre forme di intimidazione. Non ci deve essere alcuna discriminazione nel loro impiego, comprese le assunzioni, la retribuzione, l'avanzamento, la disciplina, il licenziamento o il pensionamento. Deve essere prevenuta ed è vietata la discriminazione basata su razza, etnia, età, ruolo, genere, identità di genere, colore, religione, paese di origine, orientamento sessuale, stato civile, gravidanza, persone a carico, disabilità, classe sociale, appartenenza sindacale o opinioni politiche. In particolare, l'attenzione è rivolta ai diritti dei lavoratori più vulnerabili alla discriminazione.

I nostri fornitori dovrebbero prendere in considerazione l'attuazione di procedure trasparenti, eque e riservate che consentano ai lavoratori di segnalare eventuali difficoltà sorte nell'ambito del loro rapporto di lavoro e garantendo l'assenza di ritorsioni.

I nostri Fornitori rispetteranno il diritto dei loro dipendenti di aderire alle organizzazioni dei lavoratori, ai sindacati e alla contrattazione collettiva.

Le operazioni, l'approvvigionamento, la produzione, la distribuzione di prodotti e la fornitura di servizi dei nostri fornitori sono condotti con l'obiettivo di proteggere e preservare l'ambiente.

Tale attestazione dovrà essere fornita mediante la firma del documento di presa in carico allegato come Appendice 1 da parte di un rappresentante legale del Fornitore. Questa attestazione deve essere consegnata firmata al referente per gli acquisti di InPost prima di diventare nostro fornitore, ovvero nella fase della procedura di offerta o della firma dell'ordine di acquisto o del contratto con noi.

Tutti i nostri FORNITORI sono tenuti a riconoscere formalmente la loro conformità ai requisiti indicati in questo documento. Questa attestazione del fornitore è un impegno contrattuale addizionale a qualsiasi altro contratto o termine e condizione tra qualsiasi entità del Gruppo InPost e il Fornitore.

Tale attestazione dovrà essere fornita mediante la firma del documento di presa in carico allegato come Appendice 1 da parte di un rappresentante legale del Fornitore. Questa attestazione deve essere consegnata firmata al referente per gli acquisti di InPost prima di diventare nostro fornitore, ovvero nella fase della procedura di offerta o della firma dell'ordine di acquisto o del contratto con noi.

Richiediamo che il nostro fornitore rispetti la nostra politica obbligatoria sull'ordine di acquisto, il che significa che durante l'ordinazione di beni o servizi emettiamo l'ordine di acquisto e il pagamento verrà effettuato solo quando viene menzionato un numero di ordine di acquisto valido.

Il lavoro non dovrebbe essere avviato o le merci consegnate senza un ordine di acquisto o un contratto di approvvigionamento firmato.

Le eccezioni a questa politica devono essere concordate e approvate con la Direzione di InPost prima di avviare un rapporto commerciale.

Il nostro fornitore deve condurre la propria attività in modo sicuro con tutte le misure ragionevoli per ridurre al minimo l'esposizione di InPost alle minacce relative alla sicurezza. Durante il lavoro nei nostri locali, i fornitori sono tenuti a rispettare le nostre norme in materia di protezione e sicurezza sul lavoro.

Durante il processo di offerta / approvvigionamento o durante le prestazioni lavorative, i nostri fornitori manterranno riservate tutte le informazioni ricevute non pubblicamente disponibili e si conformeranno alle nostre politiche sulla sicurezza delle informazioni e sulla protezione dei dati.

Se tu dovessi venire a conoscenza di problemi di sicurezza, riservatezza, perdita di dati o problemi di salute e sicurezza lavorando con InPost, gli stessi dovranno essere prontamente segnalati contattando il nostro team di approvvigionamento o utilizzando la procedura di segnalazione dei problemi.

Potremmo richiedere ai nostri fornitori di fornirci un accesso ragionevole a tutte le informazioni pertinenti o avere il diritto di condurre un audit qualora siano sorti problemi di non conformità o qualora vi fosse la necessità di approfondire o comprendere al meglio la vostra conformità. Ci aspettiamo che tu ci supporti in queste attività senza alcun costo per InPost.

Ci riserviamo il diritto di cessare l'attività con il Fornitore o sospendere una procedura di gara se il Fornitore non è in grado di soddisfare il nostro Codice di condotta del fornitore o non risulta possibile raggiungere un accordo soddisfacente con il Fornitore stesso nelle aree di rischio, o se il Fornitore non soddisfa le nostre richieste di informazione.

In qualità di nostro fornitore, se ti accorgi che non stiamo rispettando i nostri standard stabiliti in questo documento, ti incoraggiamo ad informarci di qualsiasi comportamento improprio noto o sospetto che si verifichi o possa verificarsi nei tuoi rapporti con InPost o con i nostri dipendenti, agenti o appaltatori segnalando la situazione al nostro Compliance Officer:

[email protected]

Il processo di segnalazione è volontario, confidenziale e consente l'anonimato a meno che non sia consentito dalla legge locale di uno specifico Paese. Per i dettagli o le regole specifiche del Paese, contattare il nostro Compliance Officer.

Se le leggi di qualsiasi Paese in cui sono presenti InPost o le sue consociate richiedono un approccio più rigoroso alla due diligence dei fornitori, verrà aggiunta un'appendice al presente documento che copre tale Paese e sarà lì in vigore.